いざという時に使える「お詫びの手紙」の正しい書き方

お詫びをするというシーンに出くわすことは案外あります。街中ですれ違った人と肩がぶつかったりしますよね。こんな時には目の前に相手がいるから「ごめんなさい」とすぐに言えば済むことです。でも手紙で「お詫びの気持ち」を伝えるのは難しいものです。難しい理由は「相手の顔が見えない」という点です。

ビジネスシーンでも使える「お詫びの手紙」の書き方です。

迷って後延ばしにしてしまいがちな「お詫びの手紙」

いつ書こうか、どう書いたら良いだろうかと思い悩むうちにどんどん日が経ってしまいます。しかし、お詫びの手紙はできるならばその日のうちに書きましょう。遅くても3日以内にというのがマナーです。「どうなってるの?」と相手が思い始めたらどんどん立場が悪くなってしまい、お詫びをする機会を逸してしまいます。

「お詫びの手紙」を書く時のポイント

長々と書くうちについつい言い訳がましくなってしまうかもしれませんが、素直に非を認めて反省しているという気持ちをストレートに伝える方が効果的です。また反省の気持ちを伝えるだけでなく、今後はどうしていくのかという改善策や姿勢を見える形にして書くということも大切です。

借りていた本を汚損してしまった場合のお詫びの手紙

頭語と結語を考えます。お詫びの手紙は急いで書くもの、いわば「急用」です。頭語は「急啓」や「取り急ぎ申し上げます(女性の場合)」が良いでしょう。したがって結語は「不一」「草々」がペアになります。

「取り急ぎお詫びを申し上げます」で書き始める例です。お詫びの手紙では時候のあいさつは必要ありません。

「先日お貸しいただいた書籍を私の不注意によって汚損してしまい」とまず何を詫びたいのかを最初に書きます。「本当に申し訳ないこと、深くお詫びいたします」とお詫びの言葉を続けます。

次に汚損した本をどうするのかですが「大変身勝手なことでございますが、新しいもので弁償させていただけないでしょうか」と新品に替えてお返ししたいという気持ちを書き添えます。弁償ができるものなら良いのですが、もしも叶わないような品物であった場合には相手の意向を伺わなければいけません。「〇〇で弁償させていただくことでご容赦」願えるのかどうかです。

そして最後に「近日中に弁償の品を送らせていただく・お伺いする」ということを書きますが、大切なのは「まずは書中にてご報告とお詫びを申し上げます」としてとにかく早お詫びをしたいという気持ちを表しましょう。

金額を間違った請求書を送付してしまった場合の詫び状

頭語と結語は「謹啓」「敬具」がスマートでしょう。時候のあいさつは不要で、通常ビジネス文書では「表題」を記載しますがお詫びの手紙では穏便な印象を与えるよう省いた方が良いとも言えます。

「この度は請求金額についてご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした」とまず何について詫びるのかを書きます。次にそうなってしまった原因を「調査いたしましたところ〇〇により計算してしまったため請求金額に相違が出た」と理由を述べます。

改善策として管理体制を厳しくする・システムの整備をするなどを書き「今後は二度とこのようなミスにてご迷惑をおかけすることのないよう最新注意を払ってまいりますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます」とします。

間違えたのは請求金額、訂正したものを送らせていただくわけです。大切なのは「元の請求書は破棄していただきますよう」とお願いをしなくてはなりません。お手元に届いたものが返却なのか破棄なのか・返金や相殺があるのかなどを書き添えましょう。

最後に「略儀ながら取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます」と結びましょう。

お詫びの手紙の書き方:ポイント

お詫びはことが起こったら即日、というのが原則で日延べしてはいけません。またどうしてそうなったのか、ではどう改善するのかという点を必ず書くことも大切です。書きづらいお詫びだからこそ、過ちを認めて繰り返さないという気持ちを表現することが重要となります。

手紙の書き方  手紙の書き方