ビジネスでも大活躍する「添え状」の書き方

「添え状」とはビジネスシーンで「カバーレター」とも呼ばれている「何かに添えて書く手紙」のことです。会社で事務部門にいる方ならよく使用するかもしれません。FAXで何かを送信する際に、宛先や送信元・用件などを記載した別の用紙を1枚添付して送ったことがありませんか?

プライベートでは贈り物をするときに添える手紙のことを「添え状」としています。

「のし」をつけただけでは足りない!「添え状」の威力

盆暮れのご挨拶とも言える「お中元」や「お歳暮」を贈るとき、デパートなどで「のし」をつけてもらいます。先様では「のし」と時期で「ああ、あの人からお中元が届いたのか」とわかるでしょう。しかし、それだけでは日本人としてのマナーにかけるのです。お中元を「送ってあげた」という感覚になっていませんか?

季節のごあいさつにもなっていて「のし」もかけますが、それらを贈る理由を考えてみると理解できるでしょう。それらを贈るのは「日頃の感謝の気持ち」が根底にあるからなのです。

品物だけを「送りつける」のではなく、何をいつ「送らせていただきました」ということを品物よりも早く届くように投函しましょう。

書き方としては、頭語・結語や時候の挨拶・気遣いの言葉を書くということはもちろんです。そして「お中元として」「〇〇を送った」「○月○日に到着する」など、先様に詳しくはなくともなにがしかの贈り物を送らせていただいたということをさらりとお知らせしましょう。

ビジネスの添え状は「日頃の感謝」

ビジネスで資料を送るときには必ず添え状をつけます。資料だけを封筒に詰めて差し出すとまさに「用件だけ」であまりにも無機質な印象を与えてしまうと思いませんか?ビジネスは人と人との繋がり、ここでも「日頃の感謝」を伝えることでスムーズな関係を構築することができます。会社によっては「添え状」のテンプレートが常備されているところもありますが、手書きにすることで人間味が加わるという点にも注目しましょう。

資料を送付する相手と、顔見知り以上の関係を築きたいときなどには手書きすることを是非おすすめします。

まずは資料請求いただいたことに対して「誠にありがとう存じます(ございます)」と書き入れます。長々とその前後にごあいさつを書き入れる必要はありません。「早速ではございますが」と用件に入り、資料を送ることを記載します。終わりには必ず不明点はいつでも問い合わせをいただけるように書き添え、連絡先も明記しましょう。

リクルートにも「添え状」が大活躍

リクルートと言えば履歴書、履歴書は郵送することが多い書類の一つでしょう。自ら持ち込むときには不要ですが、郵送するには必ず1枚の添え状が必要になります。この添え状が企業の人事担当者の目に一番初めに触れることになります。人事担当者ならば「添え状」だけでも人となりを判断できるとも言われています。

頭語・結語や時候のあいさつを丁寧に書き、「なぜ応募したのか」「募集を知った媒体は何だったのか」「希望している職種」「送付したい応募書類の種類(履歴書・職務経歴書など)」などを書き添えます。

言葉遣いや敬称を間違えないこと、誤字脱字には細心の注意を払いましょう。リクルートの場合は「ビジネス仕様」とも解釈できるので、便箋は縦横どちらでも使用可能です。

「添え状」の書き方:まとめ

決まった言葉があるというわけではない「添え状」ですが、根底にあるのは「こちらの気持ちを伝える」ということでしょう。何かを送るとき、物を送るだけではなく「真心」を添えるという気持ちを忘れずにしたためましょう。

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