ビジネスにおける手紙の書き方

手紙を用いて評価をアップさせる

会社では、パソコンは一人一台が当たり前になり、得意先とのやり取りも、ほとんどで電子メールになって久しいと言えます。社内や同じ部署でも、直接話さずに、メールなどのやり取りをすることもあるはずです。一時期ペーパーレス化が叫ばれていましたが、それも昔のことで、紙にプリントすることも、少なくなっています。ビジネスシーンでは、紙を使うことが減り、ますます手紙は書かなくなっています。しかし、こういう時代だからこそ、わざわざ手紙を使うことに意味があります。好感度や信頼度が、ぐーんと高くなり会社の利益などにもつながるはずです。積極的に手紙を用いれば、仕事での印象や評価が劇的に高まるのではないでしょうか。それでは、このビジネスにおける手紙の書き方について説明していきます。

ビジネスにおける宛名の書き方

・宛名
名前や役職などがわかる場合
株式会社 ΟООΟ
総務部長 ΟООΟ 様

名前などがわからない場合
株式会社 ΟООΟ
総務部長 殿

多数の人に同一文章を送る場合
株主 各位
各位の後には様はつけません。

会社あてに郵便物を送る場合
社名や部署名の下に「御中」とつけます。担当者名がわかる際には、社名、部署名に続き、役職名○○○○様とします。「御中」と「様」を同時に用いることはありません。

ビジネスレターの書き方例

目上の人への手紙や取引先あてのビジネスレターには、頭語や結語を必要とし、季節に応じた時候の挨拶も入れます。お願いや詫び状などは、最も丁寧な形は、直接会って頭を下げてお願いすることになります。手紙は電話やメールより丁寧ですが略式となりますので、「略儀ながら」といった言葉を用います。

・時候の挨拶
より畏まった場合
拝啓や謹啓
これらで始めると、文末は「敬具」「敬白」で締めます。

挨拶例
「初夏の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」
「初秋の候、皆様方におかれましてはご健勝のことと存じます。」
これらで始めると、文末は「敬具」「敬白」で締めます。

・主文の書き出しの語句
「さて、~」
「この度は、~」
「早速ですが、~」
「先日は、~」
「ところで~」

・主文を結びへつなげる語句
「では、~」
「それでは、~」
「つきましては、~」
「お手数ですが、~」
「ご多忙中とは、存じますが~」
「大変恐縮ではありますが、~」

・結びの言葉
「今後ともご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。~」
「今後ともご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。~」
「略儀ながら、書中を以って~」

・日付
「平成  年  月  日」

お祝い事の案内やお礼の場合
「平成  年  月吉日」

・差出人の住所や氏名
株式会社 ΟООΟ
代表取締役社長 ΟООΟ
東京都ΟΟ区Ο丁目Ο番
電話 000-0000-0000

横書きのビジネスレターの場合
自分の住所・氏名は宛名より一段下げて右寄りに書いても良いとされます。

 

ビジネス文書の留意点

・.簡潔な文章
ビジネス文書は、冗長したり形容詞や修飾語が多いものは相応しくありません。箇条書きも一つの方法です。

・あいまいな表現やどちらにも取れる表現は用いない
「~頃」ではなく、時間が明確でない場合は、「~を目処に」「○時の前後1時間以内」のように期限を切ります。また「結構です」は、使い方次第でどちらにも取れるので、使わず明確な表現にします。

・誤字脱字や稚拙な言葉は用いない
誤字脱字は読み手を惑わし誤解が生じたり、誤った情報を伝えることにもなります。また稚拙な表現は書いた当人のみならず、会社の全体の品性を疑われる可能性があります。

まとめ・ビジネスレターで評価を上げる

ビジネスレターは、書いた個人だけでなく会社などの組織全体の信頼や評価につながるので、慎重さが必要と言えます。メールなど一般的な時代において、しっかりとしたビジネスレターが書けるということは、好感度が増し会社の利益につながるはずです。宛名、時候の挨拶を含む書き出し、主文、結びの言葉などに、それぞれ相手に応じたマナーがあることがわかります。宛名では、相手の役職や名前を知っているかいないかで、書き方が変わります。書き出しや結びの言葉も臨機応変に書き分けることになります。主文は簡潔で明確なものが相応しいとされます。これらのことを知っていれば、ビジネスレターを書くことが、評価を上げるチャンスになるかもしれません。

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