ビジネス文書で使える「結びのあいさつ」

ビジネスシーンでは手紙よりもメールの方が多いという方もいらっしゃるでしょう。例えば自社製品の展示会を開催するなどの場合には「文書」として手紙を差し出すという業務が発生することがあります。また請求書や提案書など、様々な文書を送付するという時に「送付状」を添付しますね。そんな時、きちんとした「頭語」「結語」「時候のあいさつ」が書けないとマナー違反以前に一般常識を問われることにもなりかねません。

「通年使える結びのあいさつ」を使用する

プライベートな手紙では「時候のあいさつ」に則した「結びのあいさつ」を書くことがほとんどです。私的なものでも通年使えるものはありますが、用件によって使い分けるぐらいです。

ビジネスにおける手紙(文書)では、先方の繁栄や成長を祈るという気持ちを前面に出した「結びのあいさつ」が用いられます。また、ここでも用件に沿ったものを選んで使用するようになります。

超速で用件を伝える、対応を依頼する場合

とても急いでこちらの用件を提出する場合や、大急ぎでそれに対してアクションを起こすことを依頼する場合に使用する「結びのあいさつ」が便利です。

「取り急ぎご連絡申し上げます・お知らせ致します」
「早急にご対応頂きますようお願い申し上げます」

「略儀ながら」や「まずは」を文頭につけて書くと「とにかく急いでいます」ということを表現できます。こう書くことで「あとできちんとご挨拶に伺います」のニュアンスを添付することができるのです。

返信を頂かなくてはならない場合は「結びのあいさつ」で明記する

なかなか進まない案件を前進させるのに「手紙」は有効な手段です。なかなか口では言い出しにくいことでも書面にすることで案外書けるものです。

「お手数とは存じますが、○月○日までにご返信頂きますようお願い申し上げます」
「折り返しお返事を賜りたく」
「ご多忙の折大変申し訳ございませんが、ご回答いただきますよう」

こう結んでしまえば先方も返信をしないわけにはいかないでしょう。

季節や用件を選ばずに使える「結びのあいさつ」

通常のお知らせ文書のような手紙であれば、結びのあいさつは相手方の繁栄を祈るという形が多くなります。

「貴社のご繁栄をお祈り申し上げます」
「貴社のますますのご発展を心よりお祈り致します」

このようなあいさつになります。〇〇課の〇〇課長などのように、個人的に面識がある方へ直接送る手紙になると内容が少し変えることができます。

「今後とも変わらぬご指導のほど」
「ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」
「ご指導ご鞭撻のほど」
「変わらぬご交誼賜りますよう」

直接人の心に届けたい想いを文字に表します。

手紙を「次の機会」に繋げる時には

面会していたり電話だったり、直接言い出しにくい「次の機会」について。これも手紙でならサラリと結びのあいさつにしてしまいます。

「詳細につきましては、後日改めてご連絡申し上げます」
「近日中にご訪問させていただき、ご内意をお伺いしたくお願い申し上げます」

「後日」「近日中」を「○月○日」などにして期日を決めることも可能ですね。なかなか言い出せないことを直球で届けられるのも手紙の良いところですね。

ビジネスにおける「結びのあいさつ」:まとめ

季節を問わず、通年使えるのがビジネス用「結びのあいさつ」です。若干の堅苦しさがあるからこそ、相手を尊重する気持ちを込めやすい言葉ではないでしょうか。メールや電話ではなく、「紙」に気持ちも載せて差し出してみましょう。

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