ビジネス文書の書き方って?マナーと例文も交えて紹介します!

tegami

ビジネス文書とは、企業が業務上の情報を伝達する際に使用する文書のことです。企業全体の意思や情報を伝達するものですから、わかりやすく正確である必要があります。そのためビジネス文書にはある一定の形式があり、その形式をしっかり守ることでスムーズな情報伝達が可能になるのです。今回はそのビジネス文書を作成する上でのマナーと、その例文をご紹介します。日常の業務にぜひお役立て下さい。

ビジネス文書を使用する目的

ビジネス文書のマナーに入る前に、なぜ業務においてビジネス文書を使用するのかについてご説明しましょう。情報の伝達には、文書以外にも口頭や電話という方法があります。しかし企業間の正式な情報伝達においては、文書が用いられるのが一般的です。それは電話や口頭では、言い間違いや聞き間違いが発生しやすく、責任の所在も曖昧になりがちです。文書に書き記すことでそのような問題を防ぐことができます。また文書に残すことで情報の記録や保存になり、不測の事態に発展した際の証拠にもなります。そのため「正確性」や「公共性」の高い文書がビジネスシーンでは最も一般的に用いられているのです。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には大きく分けて二つの種類があります。

■ 社内文書

社内文書は、社内間において情報を伝達し共有する際に使用されます。通達や辞令、挨拶状や報告書などさまざまな文書があります。

■ 社外文書

社外文書は、外部の企業に対して取引上の情報や意向を発信する際に使用されます。会社の意思を代表するものであり、外部との業務取引や信用確立の役割があります。

ビジネス文書におけるマナー

■ 儀礼的文書以外は横書きに

辞令や就任、挨拶状などの儀礼的文書以外は横書きにしましょう。用紙はA4サイズが一般的です。

■ 日時、受信者、発信者を明確に

発信の年月日、受信者、発信者の企業名と担当者名をしっかり明記することが重要です。社外文書において、文書を受け取る相手側が企業や団体名のみであれば「御中」を用います。(株)など略称を用いるのは失礼にあたりますので注意しましょう。企業の個人宛の場合は企業名、役職名、個人名の後に「様」とつけます。複数名対象の場合は「各位」を用いましょう。

■ 内容伝達は明確かつ簡潔に

要件がひと目でわかるように、「新製品○○についてのお知らせ」のように標題をつけましょう。その後、季節の挨拶などの前文、お知らせの趣旨を書いた主文、結びの挨拶の末文と続けます。その際、日時や数字は曖昧な表現を避け、正確に表現するように心がけましょう。

ビジネス文書の例文

それでは以上のマナーを踏まえて、ビジネス文書の例文をご紹介したいと思います。テーマは「注文取消しの依頼」です。

平成○年○月○日

株式会社○○○○

○○部部長 ○○○○様

株式会社 ▲▲

○○部 ○○課 ▲▲▲▲

注文取消しのお願い

拝啓 新春の候 ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り感謝申し上げます。

さて、弊社が○月○日付注文書にて発注いたしました製品○○○(注文番号×××)を取り消して頂きたくご連絡申し上げました。弊社営業担当のミスにより、誠に勝手ではございますが注文を取り消させて頂きたくお願い申し上げます。多大なるご迷惑をおかけすることになり、大変心苦しく思っております。心よりお詫び申し上げます。今後はこのようなことがないように肝に銘じて業務に励む所存でございます。どうか今回はお許しいただければ幸いでございます。

取り急ぎ、書中にてお詫びと注文取消しのお願いを申し上げます。

敬具

まとめ

いかがでしたか?ビジネス文書は社会人として覚えるべき大切なマナーのひとつです。基本を身につけ、会社としての意向を正確に内外部に伝達できるようになれるようしっかり身につけましょう。

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