便箋に書くビジネス文書:基本的な構成方法

ビジネスの場面でも「手紙」を利用するシーンがたくさんあります。「便箋」と聞くとすぐに「手書き」を思い浮かべますが、確かに手書きは便箋を使用する場合に限るかもしれません。でも「パソコンで作っておいてね」と突然頼まれたらどうでしょう。便箋での基本的な構成を知らなければ大きな失点となる可能性もあるのです。そんなことにならないように、基本的なビジネス文書における構成を覚えておきましょう。

ビジネスで「便箋の手紙」を作成する時の注意点

圧倒的に多い「横書き文書」について見ていきましょう。

私的な手紙と大きく異なる点を挙げると、私的な手紙は「前文」「主文」「末文」「後付」の4つで構成されています。しかしビジネス用ともなると6つに分類されることが多い傾向があります。

また横書きビジネス文書では文字を書く位置が様々です。左右に寄せて書くものもありますが、プライベートな手紙にはない「文字を中央に寄せる」と言う必要も出てきます。

「前付」から書き始める

「発信年月日」や整理番号などを一番上の行の右端に記載します。次の行の左端に「宛名」を書きますが、想定される宛名の例は次の通りです。

社内文書:社員各位
顧客向け:お客様各位
他社向け:〇〇会社 〇〇御中

次の行の右端に「署名」を記載しますが、ビジネス使用の場合には「会社名・所属」と「役職・氏名」は別の行に書くことになります。

ビジネスにおける手紙の特徴は「タイトル」

通常私たちが書く手紙には「タイトル」など存在しません。しかしビジネスで使用する場合にはこの「タイトル」を便箋の中央に記載することにより「この文書は〇〇についての物である」と言うことを明確にする必要があります。文字も若干大きめに書いた方が訴求力が上がるでしょう。

社内用文書では必要なくなってしまう「前文」

タイトルから1行空けて、手紙のマナーである「頭語」「時候の挨拶」「安否の気遣い」をまず記載しますが、「頭語」の後は改行せずに1文字空白を開けて「時候の挨拶」に移ります。その次に「御厚情に深く御礼申し上げます」などの感謝の気持ちを書き加えることも特徴です。しかし、社内用文書の場合はこれらの「前文」が全て必要ないものとされています。タイトルを書いたら1行空け、ダイレクトに主文を書いて良いと言うことですね。

「主文」の書き出しは「さて」がふさわしい

書き起こしの言葉には様々ありますが、ビジネス用ともなると悩むところです。「さて、おかげさまをもちまして」「さて、この度は」など、汎用性が高いのは「さて」と言う言葉だと言えます。次に続く本文での誤字・脱字はご法度ですし、敬語の使い方を間違っては会社自体の信用が落ちるということもあるので細心の注意を払いましょう。簡潔な文章を心がけることも大切です。

「つきましては」は「末文」を始める便利ワード

主文の内容である要件を取りまとめるために「末文」を書きますが、ここで便利なのは「つきましては」という単語です。「つきましては」により主文と最後に記載する「別記」をつなぐのです。「つきましては」などの言葉で要件をまとめたら、次の行の右端に「結語」を書き添えます。「頭語」と対になっているかを忘れずにチェックしましょう。

「別記」は簡潔かつ訴求力を考慮して

まず中央に寄せて「記」と書いたら、次の行から別記を記載します。例えば展示会やパーティー・会議などであるなら1行ごとに改行しながら行等を揃えて詳細を書き入れます。日時・場所・担当者の連絡先などが該当します。全て書き終えたらさらに改行して右端に「以上」と書くのをお忘れなく。

便箋に書くビジネス文書:まとめ

ビジネス文書は今やパソコンで作るのがポピュラーかもしれません。テンプレートまであってスピードが要求されることもありますが、大切な会社の節目の案内状などはやはり手書きが主流です。こんな時にさらっと書けるように、基本的な構成方法を覚えておくとベストです。

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