意外と知らない人が多い手紙の基本 お詫び状の書き方を大紹介

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前回は手紙の基本として「お礼状」の書き方をご紹介しました。今回は、日常生活やビジネスシーンにおいて、相手に対し迷惑をかけたり、不手際な対応をしてしまった場合に出す「お詫び状」の書き方をご紹介します。本来、このような手紙を出すことがないようにするのが一番なのですが、心ならずも相手に迷惑をかけてしまうことは誰にでも起こりうることです。その時に相手に対してどれだけ誠意のある対応ができるかが重要になります。手紙でお詫びすることで心からの謝罪の気持ちを表わし、これからの良好な関係につなげていきましょう。

お詫び状を出す時期

前回の「お礼状」同様、「お詫び状」もできるだけ速やかに相手に出すことが肝要です。遅れるほど相手側の感情を損ねたり、怒りをさらに大きくしてしまう恐れがあります。なかなか書きにくいとは思いますが、すぐに書き始めましょう。

お詫び状の内容

お詫び状は速やかにお詫びの気持ちを伝えることが重要ですので、本題に入る前にあいさつや近況などをながながと述べていると、反省していないかのような印象を相手に与えてしまいます。書き出しのあいさつ文は必要最低限に留め、早速お詫びする内容に入っていきましょう。

■ 挨拶

時候のあいさつなどは簡潔に、必要最低限に抑えましょう。省略してもかまいません。

■ お詫びの内容

まず、迷惑をかけてしまった件についてお詫びの言葉を書きます。そしてその後にどうしてそのような結果になったのか、その経緯を具体的に書きます。その際、言い訳に聞こえるような表現を避け、事実だけを率直に書くようにしましょう。次に今後の対応と決意を述べます。このような不手際を二度と起こさないための具体策とその決意を述べることで、相手に対し心からの謝意の姿勢を見せます。ここでしっかりした態度を示さないと、相手に対してさらなる不信感を芽生えさせることになりますので注意しましょう。

■ 結びの言葉

最後にもう一度、お詫びの言葉を述べます。「取り急ぎお詫びする」という気持ちを表わせば、相手側も誠意を感じて好印象を持ってもらえるでしょう。今後の良好な関係につなげるためにも、最後まで真摯にお詫びの気持ちを示しましょう。

お詫び状の例文

以上のポイントを踏まえて、お詫びの手紙の例文をご紹介したいと思います。テーマは「子供が友達にけがをさせてしまった場合に送るお詫び状」です。

「拝啓  平素は大変お世話になっております。

さて、この度は私共の息子がご子息様に対して多大なるご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。その後お怪我の様子はいかがでしょうか。

口論に腹を立てて手をあげるなど、大変浅はかな行動を起こしてしまい、親として何とお詫び申し上げてよいやら言葉もございません。私共の教育の至らなさが招いた結果と深く恥じ入っております。本人も親友を傷つけてしまったことを大変後悔し、反省いたしております。誠に申し訳ございませんでした。

これからは家庭での教育を見直し、このような事を二度と起こさないよう親としてしっかり指導していく所存です。どうかこれからも変わらぬお付き合いの程、よろしくお願い申し上げます。

近日中に息子を連れてお詫びとお見舞いに伺いたいと思っております。まずは取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。 敬具」

まとめ

いかがでしたか?お詫び状に大切なことは「心からの謝意の姿勢」を書面に表すことです。感情を害している相手に対して手紙を書くことはとても勇気のいることですが、誠意あるお詫びの気持ちが伝えられれば相手に必ず届くはずです。マナーをしっかり学んで、あなたの心からのお詫びの気持ちを伝えましょう。

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