意外と知らない?失礼にならない長方形文書の正しい折り方と封筒への入れ方を紹介します!

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現代のビジネスシーンの情報伝達はメールが主流であり、郵便による書類送付は年々減少傾向にあります。しかし郵送でしか受け付けられない文書も依然多いものです。私たちはそんなビジネス文書の「書き方のマナー」に関しては、いろいろと学習して心得ているものですが、いざその文書を封筒に入れようとしたときに「どうやって折るんだっけ?」と迷ってしまうことがあります。実は文書の折り方や封筒の入れ方にもきちんとしたマナーがあり、それを心得ていないと相手の取引先や顧客に対し失礼な態度になりかねません。そこで今回は、ビジネスシーンで主に使用される長方形の文書(A4サイズ)の正しい折り方と封筒(和封筒)への入れ方をご紹介します。

折り方の種類

ビジネス文書は本来折らずにそのままの形で郵送するのが理想ですが、大きさによってはかさばってしまい、相手先に迷惑になる場合もあります。そこで適切な形に折りたたんで郵送されます。その折り方の種類にもさまざまありますが、代表的なものは「二つ折り」「三つ折り」「四つ折り」の3つです。

二つ折り

主に履歴書などを送付するときに使われる折り方です。名前や経歴が外側に来るようにして、真ん中で二つ折りにします。履歴書は記入項目が多いため、通常A3サイズが使われます。これを二つ折りにすることで、他の送付文書(送付状や職務経歴書:通常A4サイズ)と同じサイズになり、大きさを揃えることができます。また履歴書を見る立場の人にとっても、履歴項目に折り目が多いと読みにくいため、それにより評価が下がる可能性もあります。見た目も美しく、相手にも配慮した二つ折りが最低限のマナーと言えるでしょう。封筒は角形2号がおすすめです。

三つ折り

A4サイズの文書の折り方で最も一般的なのは「三つ折り」です。ビジネスシーンでは長形3号という封筒が最も多く使われており、それにピッタリと合うサイズが三つ折りなのです。三つ折りにはさらに二つ種類があり、内側に谷折りする「巻三つ折り」と外側に山折りする「外三つ折り」があります。巻三つ折りは書き始めの部分が開いてすぐ目に入るため、とても読みやすい印象を与えます。また外三つ折りは開くと全体がすべて見渡せるため、パンフレットやリーフレットによく使用されています。どちらの折り方もコンパクトな上に開きやすいため、最も好まれる折り方と言えるでしょう。

四つ折り

手紙は基本的に折り目が少ないものが好まれますので、あまり四つ折りはおすすめできませんが、長形3号よりも小さな封筒に入れる場合などに使用されます。この場合、下から半分に折り上げて、もう一度半分に折り上げます。書き出し部分が最も外側に来ることが望ましいです。相手に読みやすい折り方に配慮しましょう。

折り方は相手への思いやり

いかがでしたか?折り方や封筒にもこのようにさまざまなマナーがあり、それらを学ぶことは、読んでもらう相手の気持ちに配慮を配り、思いやりを届けるということになるのです。今、世の中全体がデジタルな時代になり、メールが主流なビジネスシーンにおいて「文書を郵送する」ということは、良くも悪くも相手に対して非常に強い印象を与えるものになります。折り方や封筒といった細部にまで配慮をした文書を郵送することで、相手先の心象が良いものとなり、スムーズなビジネス関係を築いていくきっかけとなればよいですね。

手紙の書き方  手紙の書き方

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