現代人として知っておくべき手紙の書き方の基本

手紙での気持ちの伝え方

人生の節目の挨拶は、礼を尽くした手紙できちんと挨拶することで、その人の評価が格段に上がります。メールやSNS、電話が普及している現代社会でも、手紙を書く機会があります。相手に敬意を表したつもりの手紙なのに、基本的なルールを知らないことで、礼を逸することもあります。また、手紙は気持ちが伝わりやすいという面もあります。最低限知っておくべき基本をしっかりと把握しておきたいものです。それでは、この手紙の書き方の基本について説明していきます。

封書とハガキの使い分け

封書とハガキの使い分けは目安程度で、必ずしも使い分けなければならないものではありません。封書が望ましい「お祝い」「お礼」などでも、直接会う前の手紙や親しい相手に送る場合は、ハガキでも良いとされます。

・封書が望ましいもの

目上の人に送る手紙、結婚や出産などの祝い、病気や災害などのお見舞い、頼み事や頼み事のお礼状、お断りの手紙、縁談や結婚、弔事の手紙など。

・ハガキで大丈夫なもの

身内や親しい人への手紙、新築や結婚記念日などの祝い事の手紙、お祝いや贈答などのお礼状、年賀状や暑中見舞いなどの季節の挨拶状、結婚や出産などの通知や近況報告、招待状や喪中欠礼など。

便箋を縦にして使う場合の書き方

基本的に目上の人や改まった手紙は、縦書きにします。

・前文

「拝啓」などの頭語、現在の季節感を伝える時候の挨拶、相手を気遣う言葉の3つの要素で書きます。

お詫びの手紙

・申し訳ないという気持ちを一番に伝えることが最大の目的になります。

・時候の挨拶は書かず、単刀直入に本題に入ります。

お見舞いの手紙

・相手の体調を気遣う気持ちを伝えることが大切になります。

・容態や被害の状況に応じて時候の挨拶は省きます。

主文

・「さて、ところで、」などの起語を用い、手紙の目的や用件を簡潔に書きます。

・一通の手紙に、用件を2つ以上入れないようにします。

末文

・結びの挨拶を書き、頭語に対応した結語を書き添えます。

後付

・書いた日付、差出人、宛名の3つを書きます。

・お祝い事では、○年○月吉日と書くこともあります。

・基本的に楷書で書くようにし、相手の名前が行下に、自分の名前や「私」が行頭にこないようにします。

便箋を横にして使う場合の書き方

便箋を横書きにする手紙はカジュアルになるので、友人や親しい人に向いています。

前文

・頭語を入れても、頭語を省略し宛名を書いても問題ありません。

・堅苦しくしないために、簡略化したスタイルにすることもあります。

・時候の挨拶では、季節や天候に応じた心情や季節感を表す言葉を1字あけて書き始めます。

・安否を尋ねる場合では、相手の健康や安否を気遣う言葉を書きます。

起語

・「さて、先日は、」などから本文に繋げます。

主文

・簡潔にして、硬い印象にならず、親しみが持たれる素直な言葉で書くようにします。

それでも、誤字や脱字には注意は必要です。

末文

・結びの挨拶を書きます。

・「頭語」を省略した場合、末文の「結語」も省略となります。

後付け

・日付を書きますが、年号を省略し、月日のみでも大丈夫です。

・署名には差出人の名前を書きます。

副文

・本文で書き忘れた用件を付け足す追加文は「追伸」「二伸」などとして記します。

・基本的に副文は親しい人への手紙に使います。

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