ビジネス文書の形式と基本の書き方を知る事は社会人の常識

tegami

ビジネス文書とは

社会人となって企業で働くことになると、避けて通れないのはビジネス文書です。最近ではビジネスメールの出し方も友達メールとは違い、ある程度形式を重んじることが必要ですが、それ以上にビジネスレターは守らなくてはならない形式が多々あります。まず、ビジネス文書を大きく分けると「社内文書」と「社外文書」に2通りに分けることができます。「社内文書」は業務報告書や連絡事項、社内回覧文書など社内宛の文書ですが、「社外文書」は取引先やお客様など社外に宛てた文書です。社内宛ての場合は多少形式から外れていたとしても注意だけで終わるものも、社外宛てともなると会社のネームバリューを落としかねない大きな損失にもなります。形式にのっとって失礼のない言葉遣いをしなくてはいけません。社会人になった時には、ネットである程度ビジネス文書の勉強をしたり、例文集などの本を1冊手元に置いておくだけで安心ではないでしょうか。

ビジネス文書を書く時に気を付けるポイント

あらたまった縦書きの文書の場合、目上の人の名前などが行末にきたり、名前自体が2行にまたがってしまうと失礼にあたります。適宜改行をして、相手の名前ができるだけ行の上の部分に入るよう、そして自分や自社の人間の名前が行末にくるように文章の配分をすることを心がけましょう。また、間違いを防ぐために、商品名、地名、数字などが2行にまたがることは避けましょう。後付(日付、差出人名、受取人名)だけが2枚目にならないように、これも配分しましょう。今は、ワープロで文書を作成するので文字を間違えてもすぐに訂正することができますが、手書きで文書作成をする時は、1文字でも間違えたときは最初から書き直しましょう。事務の記帳とは違いますので修正液や修正テープで消して直すのは失礼になります。これらのポイントを覚えておきましょう。

ビジネス文書の形式

ビジネス文書には形式があります。上から順に「前付け」「タイトル」「前文」「主文」「末文」「別記」です。それらの説明をします。

「前付け」…文書番号、発信年月日、宛名、差出人署名

文書番号は各会社での決め事として番号を付け、どこに何の件で誰が出したかを記録していることがあります。宛名は○○会社○○様と宛てる場合と○○会社○○営業部各位などのように複数の人に一度に出す場合もあります。差出人署名は横書きの場合は前付けの最後に、縦書きの時は末文の最後に書くようにします。

「タイトル」…文書の件名を書きます。

「前文」…ビジネス文書の中でお詫びの手紙には前文を使用しません。社内文書では前文を省略します。前文は、頭語、時候の挨拶、安否を尋ねる挨拶、感謝お礼の挨拶になります。頭語は手紙の一番初めにくる挨拶で、末文の結語とセットで使います。時候の挨拶は季節や天候に応じて、季節感を表す言葉を入れます。安否を尋ねる挨拶は、受取人の健康や安否を気遣う言葉を入れます。感謝お礼の挨拶は、日ごろお世話になっている感謝の気持ちを言葉にします。

「主文」…起語、本文

起語は本文に入りやすくするために、本文の前に「さて」「ところで」などの言葉です。そして主文に入ります。本文はいよいよこの手紙の目的を書く場所です。わかりやすい言葉で明確に、誤字脱字の無いよう敬語を使いましょう。

「末文」…前文と同様、社内文書では末文を省略します。出欠の返信期日を書き加えることもあります。結びの挨拶、結語。

結びの挨拶は、最後に用件をとりまとめ挨拶文で締めくくります。結語は頭語とセットで使用します。

「別記」…用件の詳細

書き出しを「記」とし、本文に書いた用件の詳しい内容を書きます。例えば日付、場所、連絡先などです。これは箇条書きでよりわかりやすく書きましょう。

ビジネス文書の書き方

形式の中にある「前付け」「タイトル」「前文」「主文」「末文」「別記」について、例をご紹介しますので参考にしてください。

「前付け」

右上1行目に「外―-1251」2行目に「2016年8月25日」左下3行目に「お客様各位」右下4行目に「○○株式会社」5行目6行目に住所担当者名を書き社印を上から押印します。

「タイトル」

中央に文字を少し拡大したり、ゴシックに変えたりして少し目立たせると良いでしょう。上下に1行ずつ空けて、「新商品発表会のご案内の件」など、簡潔に書きましょう。

「前文」

拝啓  貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。 平素は格別のお引立てを賜り、厚くお礼申し上げます。

「主文」

さて、このたび弊社では新製品◯◯を開発、販売いたすことになりました。この◯◯は従来の機種にはない優れた性能を備えた画期的製品で、自信をもってお客様におすすめできるものです。ぜひ新製品発表会へお集まりいただきますよう社員一同心よりお待ちしております。

「末文」

今後も皆様のご期待に沿えますよう、職務に精励いたす所存でございます。 何とぞ、よろしくご支援、お引立てを賜りますようお願い申し上げます。

敬具

「別記」

1.日 時 ◯◯◯◯年◯月◯日(◯)午後◯時より

2.場 所 ◯◯ホール 第1ショールーム

東京都◯◯区◯◯丁目◯番◯号

TEL(◯◯)◯◯◯◯-◯◯◯◯

地下鉄◯◯線◯◯下車徒歩すぐ

以上

手紙の書き方  手紙の書き方

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事
No articles