難しい「催促の手紙」の上手な書き方

あまり書く機会にめぐり合わないということと、内容が特殊であるという点から「催促の手紙」はとても難しい手紙と言えるでしょう。書く機会がないからといって一生書かなくても良いかと言えばそうでもありません。難しいからこそ書き方を覚えておいた方が「いざ」というときには役立つツールとなるでしょう。

「案内状の返信」を催促するための手紙

同窓会やパーティーの開催をお知らせする手紙には返信がつきものですね。このような出欠の返信が届かない!ともなると主催者としては様々な問題が発生して大変なことになります。

返信がこない理由を考えてみましょう。単純に「忘れている」または「郵便事故で届いていない」など思い当たる方もいらっしゃるのかもしれません。いっときも早く返事が欲しいところですが、催促の手紙は一方的に「なぜ返信をくれないのですか」と書いてしまっては関係が悪化することもありますね。

「同窓会開催についてのご案内はお受け取りいただけましたでしょうか」と、まずは案内状自体が届いているかどうかという書き方をします。そして開催準備などの都合があるのでいつまでに返事をいただきたい旨を書きましょう。その際期日が迫っていれば、連絡先に電話番号を加えるのも一つのアイディアです。必ず断っておかなければならないのは「催促の手紙と行き違いに連絡をもらった場合」です。のんびりした方なら「ギリギリでもいいか」と考えているうちに期日に遅れるということも考えられます。入れ違いに届いていたら「何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます」と一筆入れておきましょう。

知っていると便利!「面接結果を知らせて欲しい」

就職活動などでの面接結果は首を長くして待っているものです。催促するということはまずあり得ないのですが、「合否に関わらず結果をお知らせします」と言われた場合は少し注意しておきましょう。「合格のみ通知します」と言われた場合には「通知がなければ不合格」でおしまいかもしれませんが、「合否に関わらず通知する」と言われても音沙汰がない場合はやはりお伺いした方が良いと言えるでしょう。

面接結果を催促する場合にはさらに「へりくだった表現」を重要視します。丁寧さや誤字脱字はもちろんのこと、丁寧さとへりくだりをうまく表現しないと相手に対しての印象がかなり悪くなる恐れもあります。

頭語と結語は「謹啓」「敬白」がベストでしょう。きちんと時候のあいさつを書いた後には、面接のために時間を割いていただいたことに対するお礼の言葉を書き入れます。

さて、本題の「結果の催促」に突入です。例えば通知時期を知らされているのにまだ結果が未着という場合の書き方です。結果の連絡は「◯月◯日前後とのことでお待ち申し上げておりましたが」と確認した通知時期をきちんと記載します。「どのような状況なのか未だ連絡がない」という点だけを強調しないように「何らかの行き違いなどがあったのではないかと案じて」いるということで薄らげます。

通知時期を知らされていない場合は「結果のご連絡をお待ち申し上げておりましたが」と状況を伺います。通知時期が知らされていない場合にも「教えてもらえなかったから」という書き方ではなく「結果の通知期日を私の落ち度で確認しておらず」とへりくだって書きましょう。

兎にも角にもへりくだりです。へりくだり過ぎるのもいけませんが、「相手を責めない」というのがポイントです。最後に必ず「選考状況(もしくは結果)をお知らせいただけるよう」お願いする一行を書きましょう。「何卒宜しくお願い申し上げます」と書き、「敬白」で締めたら後付けを書いて出来上がりです。

催促の手紙の書き方:まとめ

へりくだり過ぎるのは自虐的な印象を与えたり、逆に「そんなことを書いて、結局はこちらの落ち度だと言いたいのだろう」などというイメージを持たれることもあります。確認済みの項目はきちんと明記した上で、あくまでもお願いしますという書き方をしてみましょう。

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